Tietosuojaseloste
Päivitetty 29. lokakuuta 2026
1. Keitä olemme
GigBooks-palvelua ylläpitää Insightish Labs Oy, Y-tunnus 3418658-7, Otaniemi, 02150 Espoo, Suomi. Tietosuojakysymykset ja pyynnöt voi lähettää osoitteeseen privacy@gigbooks.fi.
Olemme rekisterinpitäjä tilien, tilausten, tuen ja oman liiketoimintamme hallintaan käytettäville henkilötiedoille. Kun yritysasiakas antaa meille henkilötietoja kirjanpitoaan varten, yritys on yleensä rekisterinpitäjä ja me toimimme käsittelijänä käyttöehtojen kohdan 12 mukaisesti. Toisen yrityksen aineistoa koskeva pyyntö tulee osoittaa sille yritykselle. Avustamme sitä tarvittaessa.
Seloste koskee sovellusta, verkkosivustoa ja tukipalvelujamme. Palvelu on tarkoitettu yritystoimintaa harjoittaville aikuisille.
2. Keräämämme tiedot
Käsittelemme antamiasi tietoja, Palvelun käytössä syntyviä tietoja sekä kirjautumis- ja ostopalvelujen toimittamia olennaisia tietoja:
- Tili- ja yritystiedot: nimet, yhteystiedot, tilitunnisteet, yritys- ja verorekisteritiedot sekä asetukset.
- Yrityksen aineisto: toimittamasi tulot, menot, laskut, kuitit, tiliotteet sekä niihin liittyvät asiakas- ja toimittajatiedot.
- Viestintä: viestit, liitteet ja tiedot, jotka jaat assistentin tai tukemme kanssa.
- Tilaustiedot: ostoviitteet, tilaus, maksun tila ja tilauksen päivämäärät. Sovelluskauppa käsittelee kaupan maksut; emme saa tätä kautta täydellisiä korttitietojasi.
- Tekniset ja käyttötiedot: IP-osoite, laite- ja sovellustiedot, palvelun käyttötapahtumat sekä virhe- ja diagnostiikkatiedot.
Anna vain Palvelun käytön kannalta olennaisia tietoja. Tarpeelliset tilitiedot vaaditaan tilin luomiseen ja hallintaan. Vapaaehtoiset tiedot riippuvat valitsemistasi toiminnoista.
3. Miksi käytämme tietoja
Kun toimimme rekisterinpitäjänä, käyttötarkoitukset ja GDPR:n mukaiset oikeusperusteet ovat:
- Sopimuksen täyttäminen: tilin, sovittujen toimintojen, tilauksen käyttöoikeuksien ja pyydetyn tuen tarjoaminen.
- Palvelu-, vinkki- ja tarjousviestit: palvelusähköpostien, kuten kirjautumislinkkien ja tervetuloviestin, lisäksi lähetämme aloitusvinkkejä, tarjouksia ja muistutuksia (esimerkiksi kokeilun päättymisestä tai ALV-määräajasta) sekä viikkoyhteenvetoja. Lähetämme ne oikeutetun etumme perusteella: haluamme auttaa sinua käyttämään Palvelua ja pysymään määräajoissa. Voit kieltäytyä niistä milloin tahansa sovelluksen kohdassa Asetukset → Sähköposti-ilmoitukset (Vinkit ja tarjoukset) tai jokaisen tällaisen viestin peruutuslinkillä. Tilin käyttöön tarvittavat palveluviestit eivät kuulu kiellon piiriin.
- Oikeutettu etu: yrityssuhteiden hallinta, Palvelun ylläpito ja kehittäminen, petosten ja väärinkäytön ehkäiseminen sekä oikeusvaateiden käsittely. Etuja on punnittava oikeuksiasi vasten, ja käsittely rajattava tarpeelliseen.
- Lakisääteinen velvoite: sovellettavien kirjanpito-, vero- ja viranomaisvelvoitteiden noudattaminen.
- Suostumus: vapaaehtoiset toiminnot, joissa suostumus on tarpeen, mukaan lukien soveltuvat seuranta- ja päätelaitteen käyttötoiminnot sekä sovelluksen tekoälytoiminnot (kuittien skannaus ja chat-avustus Google Cloud Visionin ja Geminin kautta). Sovellus kysyy lupaa toiminnoittain, ja voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa kohdassa Asetukset → Tietosuoja ja tekoäly, mikä ei vaikuta manuaaliseen kirjanpitoon. Ehtojen hyväksyminen ei ole tämä suostumus.
Yritysasiakkaan puolesta käsiteltävän aineiston lainmukaisen tarkoituksen määrittää asiakas. Noudatamme sen dokumentoituja ohjeita.
4. Palveluntarjoajat ja tietojen jakaminen
Käytämme seuraavia palveluntarjoajia ilmoitettuihin tarkoituksiin ja jaamme palvelun kannalta tarpeelliset tiedot:
- Railway ja Supabase: palvelinten ylläpito, tilipalvelut ja suojattu tietojen säilytys.
- Google Cloud Vision ja Gemini: asiakirjojen tunnistus ja tekoälyavustus.
- RevenueCat, Apple ja Google Play: ostot ja tilausten hallinta.
- Apple ja Google: kirjautumispalvelut, jos valitset kirjautumisen niillä.
- Cal.com: tukipuhelun varaaminen; palvelu saa nimesi, sähköpostiosoitteesi ja aikavyöhykkeesi.
- Expo: sovelluspäivitysten toimitus; palvelu saa laitteen IP-osoitteen ja sovelluksen asennustunnisteen, kun sovellus tarkistaa päivityksiä.
- Resend: palvelu-, vinkki-, tarjous- ja muistutussähköpostien toimitus.
- Sentry: virheraportointi ja palvelun diagnostiikka.
- PostHog: tuote- ja verkkosivustoanalytiikka vasta, kun sallit sen.
Jos annat ALV-tunnisteen, se tarkistetaan Euroopan komission ylläpitämästä EU:n VIES-rekisteristä.
Kun käytät tekoälytoimintoja, tekoälypalveluntarjoajamme käsittelevät tehtävän kannalta olennaista toimittamaasi sisältöä ja yritystietoja. Tarkistat syntyvät kirjanpitoehdotukset itse. Emme käytä tekoälyä yksinomaan automatisoituihin päätöksiin, joilla olisi sinuun oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Sovelluksessa kuittien skannaus ja Chat-avustaja kysyvät kumpikin lupaasi ennen kuin mitään lähetetään Googlelle, ja voit poistaa kumman tahansa käytöstä kohdassa Asetukset → Tietosuoja ja tekoäly. Käytöstä poistaminen lopettaa tulevan jakamisen, mutta jo käsiteltyä sisältöä ei peruta. Google ei käytä näiden toimintojen kautta jakamiasi tietoja malliensa kouluttamiseen. Google säilyttää Gemini-pyynnöt ja -vastaukset rajatun ajan väärinkäytösten seurantaa ja lakisääteisiä velvoitteita varten, ja tietoja voidaan käsitellä EU:n ulkopuolella (ks. kohta 5).
Henkilöstömme ja neuvonantajiemme pääsy rajataan heidän tehtäviinsä. Voimme luovuttaa tietoja myös lain velvoittamana, oikeusvaateiden käsittelyyn tai liiketoimintajärjestelyssä asianmukaisin suojatoimin. Puolestamme toimivien palveluntarjoajien on noudatettava soveltuvia sopimusperusteisia tietosuojavaatimuksia. Sovelluskaupat käsittelevät tietoja myös itsenäisesti omien selosteidensa mukaisesti.
5. EU-säilytys ja kansainväliset siirrot
Taloustietosi säilytetään Irlannissa, Euroopan unionin alueella. Osa palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja tai tarjota tukea Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Säilytyspaikka ei tarkoita, että kaikki käsittely tapahtuisi EU:ssa.
ETA-alueen ulkopuolinen siirto vaatii soveltuvan oikeudellisen suojan, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai vakiosopimuslausekkeet sekä tarvittaessa täydentävät suojatoimet. Voit pyytää tietoa tietoihisi sovellettavista kohdemaista ja suojatoimista sekä niiden kopiota tai kuvausta.
6. Evästeet, analytiikka ja laiteluvat
Käytämme päätelaitteen paikallista tallennusta esimerkiksi valitsemasi verkkosivustoteeman muistamiseen. Verkkosivuston analytiikka (PostHog, EU-alue) ladataan vasta, kun valitset bannerissa Salli analytiikka. Valintasi säilyy selaimessasi 12 kuukautta, minkä jälkeen kysymme uudelleen; voit muuttaa sitä milloin tahansa alatunnisteen kohdasta Tietosuojavalinnat. Diagnostiikka auttaa meitä tunnistamaan vikoja. Yhden toiminnon käyttölupa ei ole suostumus muuhun seurantaan. Sovelluksessa tuoteanalytiikka on pois päältä, kunnes sallit sen. Sovellus kysyy kerran, valinta tallennetaan tilisi yhteyteen, ja voit muuttaa sitä milloin tahansa kohdassa Asetukset → Tietosuoja ja tekoäly.
Sovellus käyttää kameraa ja kuvakirjastoa kuittien ja asiakirjojen tallentamiseen. Kun seuraat työvuoroa, se käyttää sijaintiasi matkan laskemiseen. Matka lasketaan laitteellasi, meille lähetetään vain matka metreinä, eikä koordinaatteja siirretä laitteelta pois. Sovellus ei käytä ilmoituksia. Voit hallita näitä lupia laitteen asetuksissa. Luvan epääminen voi rajoittaa kyseistä toimintoa.
7. Säilytys ja tilin poistaminen
Säilytämme tietoja vain tarvittavaan tarkoitukseen asiakkaan ohjeet ja sovellettava laki huomioon ottaen. Säilytykseen vaikuttavat asiakassuhde, aineistolaji, lakisääteiset ajat, keskeneräiset tuki- tai turvallisuusasiat, vaateiden määräajat ja varmuuskopiokierto.
Suomen kirjanpitovaatimuksiin kuuluu yleensä muun muassa kirjanpitojen ja tilinpäätösten kymmenen vuoden säilytys tilikauden päättymisestä sekä tositteiden ja muun aineiston kuuden vuoden säilytys sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Ajat koskevat kyseistä kirjanpitoaineistoa, eivät kaikkia henkilötietoja. Omiin laskutustietoihimme sovelletaan erillisiä lakivelvoitteitamme.
Voit poistaa tilisi itse sovelluksessa kohdassa Asetukset → Poista tili; poisto tapahtuu heti. Poistamme silloin nimesi, sähköpostiosoitteesi, yrityksesi nimen ja osoitteen sekä kirjautumisesi, keskusteluhistoriasi assistentin kanssa ja sovelluksen ilmoitukset. Pyydämme myös Applea perumaan GigBooksin Sign in with Apple -valtuutuksen, jos kirjauduit Applella. Kirjanpitoaineistosi säilyy suljettuun tiliin sidottuna eikä sitä käytetä muuhun, vähintään edellä mainitut ajat; emme lupaa automaattista poistoa niiden jälkeen. Aineistoon kuuluvat kirjaukset, työtiedot (kuten työvuorot, istunnot ja asiakastiedot), laskut (niillä olevine asiakastietoineen), kuitit ja niiden tekstintunnistuksen tulos, tiliotteet ja tilinumerot sekä Y-tunnuksesi tai ALV-tunnisteesi. Ostotiedot säilyvät sovelluskaupalla ja RevenueCatilla, ja pseudonyymiin tunnisteeseen liitetyt analytiikka- ja virheraportit vanhenevat kyseisten palvelujen säilytysaikojen mukaan. Voit myös pyytää tilin tai henkilötietojen poistamista sähköpostilla. Tilin sulkeminen ei automaattisesti poista aineistoa, jolla on lainmukainen säilytysperuste. Kerromme jatkuvan säilytyksen tai kieltäytymisen syyn, rajaamme säilytettyjen tietojen käytön kyseiseen tarkoitukseen ja käsittelemme muiden tietojen sekä kopioiden poistamisen soveltuvan poistomenettelyn mukaisesti. Ota yhteyttä saadaksesi tietoa tietyn aineiston säilytysajasta tai apua tietojesi saamiseen. Lakisääteinen tietosuojapyyntö ei edellytä maksullista tilausta.
Vie yrityksellesi tarpeellinen aineisto ennen tilin sulkemista. Peruuta sovelluskaupan tilaus erikseen; tilin poistaminen ei itsessään lopeta kaupan laskutusta. Katso ohjeet tilin poistamiseen, myös mitä poistetaan ja mitä säilyy.
8. Tietoturva
Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia, mukaan lukien pääsynhallinta ja tiedonsiirron suojaus, suhteessa tietoihin ja riskeihin. Mikään verkkopalvelu ei ole täysin riskitön. Ota viipymättä yhteyttä, jos epäilet luvatonta käyttöä. Älä lähetä salasanoja tai maksutunnuksia sähköpostitse.
9. Oikeutesi
GDPR:n edellytysten täyttyessä voit pyytää pääsyä tietoihisi, oikaisua, poistamista, käsittelyn rajoittamista ja tietojen siirtoa. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä tilanteeseesi liittyvällä perusteella sekä suoramarkkinointia milloin tahansa. Voit peruuttaa suostumukseen perustuvan käsittelyn suostumuksen vaikuttamatta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen. Kirjanpidon oikaisu voi edellyttää jäljitettävän merkinnän säilyttämistä.
Lähetä pyyntö osoitteeseen privacy@gigbooks.fi. Voimme varmistaa henkilöllisyytesi oikeasuhtaisesti. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, tavallisesti kuukaudessa. Jos GDPR sallii enintään kahden lisäkuukauden pidennyksen, kerromme perustelut ensimmäisen kuukauden aikana. Pyynnöt ovat yleensä maksuttomia. GDPR sallii rajatut poikkeukset ilmeisen perusteettomille tai kohtuuttomille pyynnöille.
Voit kannella Suomen tietosuojavaltuutetulle tai muulle toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, esimerkiksi asuin- tai työskentelymaassasi ETA-alueella. Yhteydenotto meihin ei poista tätä oikeutta.
10. Päivitykset ja yhteystiedot
Päivitämme selostetta käsittelyn muuttuessa olennaisesti ja tiedotamme erikseen tarvittaessa. Uusi käyttötarkoitus edellyttää asianmukaista oikeusperustetta ja tietoja ennen käsittelyn aloittamista. Version päiväys ei ole suostumuksesi.
Insightish Labs Oy · Y-tunnus 3418658-7
Otaniemi, 02150 Espoo, Suomi