Tiliotteen tuonti

GigBooks täsmäyttää kirjanpidon pankkitiliäsi vasten tuomalla PDF-tiliotteen, jonka viet verkkopankistasi. Suoraa PSD2-yhteyttä ei vielä ole — se on tietoinen valinta vaihe kerrallaan: pysyt itse hallinnassa siitä, mikä menee kirjanpitoon, eivätkä pankkitunnuksesi koskaan kosketa GigBooksia.

Tämä sivu käy läpi tuontivuon ja listaa, mitkä suomalaiset pankit ovat tuettuja tällä hetkellä.

Tuetut pankit tällä hetkellä

GigBooks osaa lukea PDF-tiliotteet seuraavilta:

• Nordea
• OP

Ne ovat kaksi suurinta suomalaista vähittäispankkia ja kattavat suurimman osan alustatyöntekijöistä, joiden kanssa olemme keskustelleet.

Pankkivalitsin näyttää myös Danske Bankin, S-Pankin, Aktian, Handelsbankenin ja “Muu”-vaihtoehdon — nämä näkyvät, mutta ovat poissa käytöstä tulossa pian -merkinnällä. Lisäämme jäsentäjiä järjestyksessä käyttäjäkysynnän mukaan. Jos pankkisi puuttuu, kerro meille ja nostamme sitä jonossa.

Mitä pankistasi tarvitset

Suomalaiset verkkopankit vievät tiliotteet hieman eri tavoin. PDF-muoto, jota GigBooks odottaa:

• Nordea — vakio “Tiliote” -PDF, jonka voit ladata tilin tapahtumahistoriasta. Valitse mikä tahansa aikaväli kalenterikuukauteen tai pariin saakka.
• OP — vakio “Tiliote” -PDF OP-mobiilista tai op.fi:stä. Sama aikaväliohje.

Sinun ei tarvitse valita tiettyä muotoa (CSV, MT940 jne.) — pelkkä vakio-PDF riittää.

Tuonnin suoritus

Pankki-välilehdeltä paina Tuo tiliote (tai käytä Pankkitapahtumat-näytön FAB-painiketta).

1. Valitse pankki. Jos olet tuonut aiemmin, GigBooks muistaa edellisen valintasi.
2. Valitse PDF-tiedosto puhelimesi dokumenteista.
3. Odota muutama sekunti, kun GigBooks jäsentää tiedoston. Tyypillinen kuukausi vie 1–3 sekuntia.

Jäsentämisen valmistuttua näet yhteenvedon:

• Uudet rivit — tapahtumat, joita GigBooksilla ei ennestään ollut.
• Automaattisesti yhdistetyt — uudet rivit, jotka se yhdisti luotettavasti olemassa oleviin vienteihin (Wolt-tilitys täsmää oikean viikon vuoroihin, polttoainekulu täsmää aiemmin skannattuun kuittiin).
• Kaksoiskappaleet — aiemman tuonnin kanssa päällekkäiset rivit. Ohitettu.
• Tarkistettavat — uudet rivit, joita AI ei pystynyt automaattisesti yhdistämään. Luokittelet nämä seuraavassa vaiheessa.

Tarkistettavien luokittelu

Triage-jono on se osa GigBooksia, joka muuttaa raa’at pankkirivit siisteiksi kirjanpidoksi. Jokaisella tarkistettavalla rivillä on:

• Pankin päivä, kuvaus ja summa.
• Paras arvio ehdotetusta luokittelusta (esim. “Wolt-viikkotilitys — operating income, 24 % ALV”) perustuen kuvaukseen ja aiempaan käyttäytymiseesi.
• Lista vaihtoehtoisia ehdotuksia, kun AI ei ole varma.

Jokaiselle riville teet yhden kolmesta:

• Hyväksy ehdotus → rivistä tulee vahvistettu vienti kirjanpitoon.
• Valitse toinen kategoria tai vastapuoli → rivistä tulee vahvistettu vienti valitsemallasi tavalla.
• Sulje pois rivi → merkitsee sen henkilökohtaiseksi / kirjanpitoon kuulumattomaksi. Se säilyy pankkitietueessa, mutta ei vaikuta tulokseen tai ALV:hen.

Voit jättää rivejä käsittelyssä -tilaan, jos sinun täytyy kysyä joltakulta tai tarkistaa kuitti — ne eivät katoa, ja koontinäytön Toimet-kortti muistuttaa, kunnes ne on joko kirjattu tai suljettu pois.

Pankkirivin yhdistäminen olemassa olevaan vientiin

Jos pankkirivi täsmää jo olemassa olevaan luonnosvientiin — tyypillisesti viikon alussa skannattu polttoainekuitti tai vuorotulorivi — voit yhdistää ne uuden vientiluonnin sijaan.

Pankkirivin sivulta paina Yhdistä olemassa olevaan vientiin ja valitse vienti. Yhdistämisen jälkeen:

• Pankkirivin tila muuttuu posted-tilaan.
• Vientti vahvistetaan, jos se ei ollut jo vahvistettu.
• Pari on nyt täsmäytetty.

Näin vältät kahdesti kirjaamisen samasta tulosta (kerran kun kirjasit vuoron, kerran kun tilitys saapui pankkiin).

Pankkitilit

Jokainen tuomasi PDF liittyy pankkitiliin GigBooksissa (esim. Nordean käyttötilisi). Ensimmäinen tuonti luo tilin; saman tilin myöhemmät tuonnit yhdistyvät siihen.

Pankki → Tilit -näkymässä voit:

• Nimetä tilin uudelleen.
• Merkitä tilin ensisijaiseksi yritystiliksi (vaikuttaa joihinkin koontinäytön kortteihin).
• Merkitä tilin sekoitetuksi (käytössä sekä henkilökohtaisesti että yrityksessä). Sekoitetussa tilissä GigBooks säilyttää rivit, mutta jättää henkilökohtaisiksi merkityt pois.
• Poistaa tilin — vain jos kaikki rivit on suljettu pois tai siirretty muualle. Tämä on suoja, joka estää tositeketjun katoamisen.

Mitä “automaattisesti yhdistetty” tarkoittaa

Tuonnin aikana GigBooks yrittää yhdistää jokaisen uuden pankkirivin:

1. Viime aikojen luonnostulorivit samalle summalle, samalle vastapuolelle ja suunnilleen samalle päivälle — tyypillisesti kirjatun vuoron Wolt-tilitys, joka juuri saapui.
2. Viime aikojen luonnoskulurivit samalla kauppiaalla ja summalla — tyypillisesti viikon alussa skannattu polttoainekuitti.
3. Toistuvat kuviot, joita sovellus on aiemmin nähnyt samalta kuvaukselta — hyödyllistä esimerkiksi Veron ennakkoveroerille tai YEL-kuukausimaksulle.

Jos se on luotettava, se yhdistää ja kirjaa. Jos ei, rivi siirtyy tarkistettavaksi.

Yhdistäminen on tilastollista, ei taikomista. Ajan myötä se oppii pankkisi erityispiirteet.

Mitä se ei (vielä) tee

• Suoraa pankkiyhteyttä (PSD2 / Open Banking). Tiekartalla. Toistaiseksi viikoittainen tai kuukausittainen lataus riittää useimmille käyttäjille.
• Ei-suomalaisten pankkien tiliotteet. Nordean ja OP:n muoto on suomalainen. Jos pankkisi on Revolut, Wise, N26 tai ulkomainen pankki, se ei ole tuettu tällä hetkellä.
• Maksaminen tai hyväksyntä. GigBooks täsmäyttää tositteita — se ei koskaan siirrä rahaa.

Järkevä kuukausirytmi

• Kuukauden 1. lähistöllä — vie viime kuukauden tiliote pankistasi, lataa se.
• Samaan istuntoon — käy triage-jono läpi. Useimpina kuukausina 5–15 minuuttia.
• Merkitse ALV lähetetyksi OmaVerossa samana iltana, jos olet saavuttanut kauden rajan.

Siinä koko pankkirutiini.

Seuraavaksi

• Kuitit — miten skannatut kuitit täsmäävät pankkiriveihin.
• Kirjanpidon perusteet — yleiskuva tuloista, menoista ja tositteista.
• Arvonlisävero — milloin tuotu tilitys alkaa kerryttää €20 000 rajaa.