Chat-kirjanpito

GigBooksissa on yksi chat-keskustelu per yritys — avustaja — joka hoitaa kahta selvästi erillistä tehtävää:

1. Vastaa kysymyksiin kirjanpidostasi selkokielellä, suomeksi tai englanniksi.
2. Käsittelee liitteet — lukee kuittikuvan ja tekee siitä luonnosvientin, tai ottaa tiliotteen PDF:n ja käynnistää tuonnin.

Tämä sivu on rehellinen molempien suhteen: mikä on mahdollista tänään, mikä on vielä karkeaa ja mitä avustaja ei tee puolestasi.

Miten chat toimii sovelluksessa

Avaa Chat-välilehti. Keskustelu on ainoa keskustelusi — erillisiä chatteja tai kansioita ei ole. Kaikki, mitä olet koskaan sanonut, ja jokainen avustajan tekemä luonnos ovat yhdellä aikajanalla aikaleimoineen.

Alaosan kirjoitusrivissä on:

• Paperiliitin liitteille (kamera, galleria, tiliote).
• Vapaa tekstikenttä.
• Lähetä-painike.

Yläpalkissa on myös Tyhjennä-toiminto koko langan tyhjentämiseen ja puhtaalta pöydältä aloittamiseen. Tyhjennys säilyttää kirjanpitosi ja liitteet — vain keskusteluhistoria poistuu.

Kysymysten esittäminen

Voit kysyä avustajalta useimmat asiat, jotka kysyisit kirjanpitäjältä omasta kirjanpidostasi. Esimerkkejä, jotka toimivat tänään:

• “Kuinka lähellä ALV-rajaa olen?” → vastaa vuoden tähänastisten tulojen pohjalta.
• “Paljonko ansaitsin Woltissa tällä viikolla?” → katsoo vuorot.
• “Voinko vähentää tiistaina ostamani puhelinpidikkeen?” → käy perustelut läpi ja tarjoaa tallennusta työvälineenä.
• “Paljonko minun pitäisi maksaa ennakkoveroa?” → tarkistaa arvion ja jäljellä olevat erät.

Mitä se tekee hyvin:

• Selkeitä vastauksia omalla kielelläsi, ei kirjanpitojargonia.
• Pohjautuvat oikeaan kirjanpitoosi — ei yleinen LLM-hallusinaatio. Kun se mainitsee luvun, luku tulee kirjoistasi.
• Hyödylliset jatkotoimet — moneen vastaukseen avustaja tarjoaa liittyvän viennin tallennusta tai oikealle näytölle siirtymistä.

Mitä se tekee toistaiseksi heikommin:

• Pitkät, monivaiheiset auditointityyliset kysymykset (“Täsmäytä Q1 ALV mukaan lukien käännetty verovelvollisuus…”). Monimutkaisissa tilanteissa kirjanpitäjä on yhä paras vaihtoehto.
• Hyvin tarkat ennusteet vuoden lopusta. Arviot ovat realistisia, mutta arvioita.

Kuitin skannaaminen

Paina paperiliitintä ja valitse Kamera ottaaksesi kuvan tai Galleria valitaksesi olemassa olevan kuvan.

Vuo:

1. Kuva ilmestyy keskusteluun tiedostoviestinä.
2. Avustaja lähettää kuvan ja aloittaa käsittelyn. Näet “luetaan kuittiasi…”.
3. Muutamassa sekunnissa (yleensä 1–3) saat kuittikortin, jossa näkyy luettu tieto:
   • Kauppias — esim. Neste K Kamppi
   • Summa — esim. €42,80
   • ALV-kanta — esim. 25,5 %
   • Ehdotettu kategoria — esim. ajoneuvon polttoaine
4. Napauta korttia avataksesi viennin tai paina Vahvista kirjataksesi sen sellaisenaan.

Jos avustaja luki jotain väärin — esim. valitsi väärän ALV-kannan — avaa vienti ja muokkaa ennen vahvistamista. Vahvistetut viennit ovat kirjanpitolain mukaan muuttumattomia, joten kannattaa tarkistaa luenta ennen napautusta.

Jos käsittely epäonnistuu (epätarkka kuva, ei tuettu muoto), näet selkeän virheilmoituksen ja voit ladata kuvan uudelleen.

Tiliotteen liittäminen

Sama paperiliitinvalikko sisältää Tiliote-vaihtoehdon PDF:n lataamiseen.

Tämä ei ole erillinen vuo verrattuna kohtaan Pankki → Tuo — se käynnistää saman tuonnin. Chat on vain kätevä sisäänkäynti. Tiedoston valinnan jälkeen:

1. PDF ilmestyy keskusteluun tiedostoviestinä.
2. Avustaja ajaa tuonnin ja vastaa tiliotteen tuonnin yhteenvetokortilla, jossa uudet, automaattisesti yhdistetyt, kaksoiskappaleet ja tarkistettavat määrät.
3. Paina kortin Tarkista viennit -painiketta avataksesi triage-jonon.

Katso tiliotteen tuonti seuraavasta vaiheesta ja tuetuista pankeista.

Mitä avustaja ei tee

Olemme tästä avoimia, jotta dokumentaatio vastaa tuotetta:

• Se ei lähetä ALV-ilmoitusta tai vuosi-ilmoitusta. Ne lähetetään OmaVerossa. Avustaja kertoo luvut ja opastaa OmaVeron lomakkeen läpi, mutta ei lähetä mitään Verolle.
• Se ei siirrä rahaa. Se ei voi maksaa ennakkoveroa, siirtää YEL-maksua tai laukaista laskun maksua.
• Se ei muuta yritystietojasi (Y-tunnus, ALV-rekisteröinti, YEL-yhtiö). Nämä tehdään YTJ:ssä, OmaVerossa ja vakuutusyhtiössäsi — GigBooksin ulkopuolella.
• Se ei kirjaudu Woltiin, Boltiin tai Uberiin lukeakseen ansioitasi. Alustatyö tapahtuu noissa sovelluksissa; GigBooks tallentaa, mitä sinä kirjaat tänne.

Keskustelun yksityisyys

Keskustelusi tallennetaan yritykseesi ja näkyy vain sinulle. Liittämäsi kuittikuvat ja tiliote-PDF:t säilytetään yksityisinä tiedostoina tilissäsi, saatavilla vain lyhytaikaisten allekirjoitettujen URL-osoitteiden kautta. Katso tietosuojakäytäntö tarkkaan käsittelyyn.

Kokeilu- ja tilaustila

Jos ilmainen kokeilusi on päättynyt, chatin kirjoitusrivi muuttuu vain luettavaksi ja banneri tarjoaa suunnitelman valinnan. Olemassa oleva keskustelu, kirjat ja liitteet eivät katoa — ne odottavat sillä hetkellä, kun tilaat.

Seuraavaksi

• Kirjanpidon perusteet — yleiskuva tuloista, menoista ja tositteista.
• Tiliotteen tuonti — tiliotteliitteen kokonaiskuva.